.png){kind=small}
قديما عندما كنا في المدرسة كثيرا ما كان يطلب منا كتابة موضوعات التعبير، ولكن بعد الانتهاء من المرحلة الثانوية والجامعية سيصبح كثيرا ما يطلب منا كتابة التقرير في العمل.
فالتقرير هو نوع من أنواع الكتابة، لغرض محدد كما أنه موجه إلى جمهور محدد. وفيه يتم إعطاء تفاصيل كاملة عن الموضوع لكن بدون ذكر آراء الكاتب الشخصية، ويقدم أيضا توصيات لحل المشكلات الناتجة عنها.
وفي هذا المقال سنتعرف معا على طريقة كتابة التقريرالجيد.
ما هي أنواع التقارير؟
في الواقع لم يتم تحديد تصنيف عالمي موحد للتقاري، ولكن تم تقسيمها لفئات شائعة الاستخدام مثل:
1- التقارير الإعلامية Informational Reports:
التقارير الإعلامية هي مثل التقارير المالية والتقارير السنوية، وعادة ما تحتوي على معلومات هامة بصورة واضحة. ويتم نقل هذه المعلومات من جزء في الشركة إلى جزء آخر منها.
2- التقارير التحليلية:
تهدف إلى دراسة مشكلة معينة، وكذلك محاولة إيجاد حلول لها في المقام الأول.
3- التقارير الرسمية وغير الرسمية:
التقارير غير الرسمية تكون عبارة عن رسائل غير طويلة تكتب بلغة الحياة العادية. أما التقارير الرسمية تكون عبارة عن نص كثير التنظيم معتمد بشكل كبير على الترتيب والحيادية، بالإضافة إلي أنها تحتوي على العديد من التفاصيل ويجب أن يكون كاتبها ملزمًا بصيغة كتابة محددة يحذف منها بعض العناصر مثل ضمائر المتكلم.
4- التقارير القصيرة والطويلة:
التقارير القصيرة هي تقارير تتكون عادة من صفحة واحدة فقط، وذلك بعكس التقارير الطويلة فهي تتكون من 20 صفحة.
5- التقارير الجانبية والرأسية:
هذا النوع يرتكز على اتجاه حركة التقارير داخل المؤسسة الواحدة، فهناك تقارير تنقل من الأعلى إلى أسفل أو العكس في السلم الوظيفي للشركة أي من المدراء للموظفين أو العكس، وذلك النوع من التقارير يسمي بالتقارير الرأسية. ولكن هناك نوع آخر هي التي تنتقل بين الموظفين القسم الواحد أو موظفين في الأقسام المختلفة في نفس المستوى الوظيفي وهذا النوع من التقارير يسمي التقارير الجانبية.
6- التقارير الداخلية والخارجية:
التقارير الداخلية هي تلك التي يتم تبادلها داخل أرجاء الشركة أو المؤسسة الواحدة، أما تلك الخارجية هي التي تنقل بين العديد من الشركات مثل التقارير المالية أو السنوية.
خطوات كتابة التقارير:
تتم كتابة التقارير باتباع 4 خطوات هما:
اختيار موضوع التقرير:
هذه الخطوة هي أولى خطوات كتابة التقارير وأيضا هي التي تحدد نوع التقرير الذي ستتم كتابته وكذلك محتوى هذا التقرير من موضوعات، ونقدم لك هنا مجموعة من أفضل النصائح التي ستساعدك في اختيار موضوع التقرير بنجاح:
قبل أن تبدأ في كتابة التقرير لابد أن تطلع على إرشادات الكتابة وكيفية ترتيب وتنسيق محتواه، حيث تقدم تلك المعلومات في كتيب صيغته تختلف من صيغة لأخرى.
ليس من المفضل عند كتابة التقرير التوسع الكبير في كتابته؛ حيث يسبب حدوث عدم تنظيم للتقرير، وكذلك ضياع بعض الأفكار الرئيسية أثناء الكتابة.
البحث عن المعلومات:
تخضع هذه العملية لبعض الأسس والقواعد هي:
لابد من البحث عن المعلومات في مراجع موثوقة، هذا يعزز من تقريرك وعند استخدامك لهذا النوع من المراجع هو الذي يعطي جمهورك المستهدف ثقة بما تقدمه.
يمكنك الاستعانة بمصادر معلومات مستخدمة في تقارير مشابهة لتقريرك.
نظم الأفكار والمعلومات ونسقها كما يجب أن تكون في تقريرك.
كتابة المسودة:
مراجعة التقرير:
هذه الخطوة هي من آخر الخطوات كتابة التقارير، ويتم فيها مراجعة كل خطوات كتابة التقرير، ونقدم لك أفضل النصائح التي ستساعدك في مراجعة تقريرك بدقة:
لابد من قراءة جميع الجمل بتركيز عالٍ.
لابد من التدقيق اللغوي الجيد لتقريرك.
مطابقة جميع الإرشادات المطلوبة بما هو مكتوب في التقرير.
وهكذا نكون قد تكلمنا في هذا المقال عن ماهية التقرير وأنواعه، وخطوات كتابته.
كتبته : رحمة وائل.
دققته لغويًا: أروى حمدي التوني.